2024年1月に義務化された電子帳簿保存法とは？どんな対応が必要？

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、決算関連書類や帳簿、取引先とやりとりした請求書、領収書などの書類を電磁記録（電子データ）で保存することを容認した法律です。電子帳簿保存法にもとづき、電子データの保存には「電子帳簿保存」、「スキャナ保存」、「電子取引のデータ保存」の3つの区分があります。

1998年に制定されてから、時代の変化に応じて少しずつ改正されてきた電子帳簿保存法。2022年1月に施行された改正では、「電子取引のデータ保存」の義務化など、大きな変更があり注目を集めました。これまで2年間の猶予期間が設けられていましたが、2024年1月以降はほぼすべての事業者が完全に義務化されます。

電子帳簿保存法の3つの区分

電子帳簿保存の形式は「電子帳簿等保存」、「スキャナ保存」、「電子取引のデータ保存」の3つに区分されています。電子帳簿保存法について考える時にはまず、どの区分に当たるのかを確認することが大切です。

1.電子帳簿等保存（任意）

電子帳簿等保存は、電子的に作成された国税関係帳簿書類や取引先とやりとりした見積書、請求書、領収書などの控えなどを保存することです。事業者が電子的に作成した帳簿や書類は、一定の要件を満たした時に電子的な保存が認められます。

2.スキャナ保存（任意）

紙の請求書、領収書などの書類を一定の要件のもとスキャンし、電子データとして保存することを指します。スキャナでの読み取り保存に加え、スマートフォンやデジタルカメラなどの撮影データでの保存でも可能。電子帳簿等保存と同じく、対応は任意です。

3.電子取引データ保存（義務）

電子取引データ保存とは、メールやクラウド上で電子的にやりとりをした書類をデータで保存することです。従来ではPDFデータで届いた請求書を印刷して、紙で保存することができました。2024年1月からは原則、電子データで受け取ったものは電子データのままで保存しておくことが義務化されました。

電子帳簿保存法｜2024年からの変更点

これまで数回にわたって改正されてきた電子帳簿保存法ですが、2024年1月1日以降は以下の変更点があります。順番に紹介していきます。

1.取引書類などの保存様式の変更（電子取引データ）

従来では、電子取引のデータ保存は、紙で印刷したものを原本とした保管が可能でした。しかし、2024年1月からは原則、電子データで受け取ったものは電子データのままで「電子帳簿保存法の要件に従って保存する」必要があります。

全事業者が対象となるので、2024年1月以降はプリントアウトせず、保存要件に従って電子データを保存します。

2.タイムスタンプの免除（スキャナ保存）

タイムスタンプとは、インターネット上で行った取引書類に手続きを行った時刻を入れられるテクノロジーです。電子データの真実性を担保する役割を果たします。

従来、スキャナ保存による国税関係書類は受領者の自署が求められましたが、今回の電子帳簿保存法の改正によって不要になりました。また、タイムスタンプを発行する場合も付与期間が延長され、最長2ヶ月+7営業日以内になりました。

3.電子帳簿利用で紙帳簿の保管が不要に（電子帳簿等保存）

領収書などの帳簿書類の保管期間は、法人で7年間の保存が義務付けられていました。しかし、今回の電子帳簿保存法の改正によって、クラウド会計ソフトを使用して帳簿を作成する場合は、紙帳簿の保管が不要になりました。

電子帳簿保存法の対象者・対象書類

電子帳簿保存法の対象者

電子帳簿保存法の対象となるのは、原則としてすべての法人および個人事業主です。事業規模や売上などにかかわらず、何かしらの電子データを取り扱う法人、個人事業主が対象になりますので、きちんと対応しなければなりません。

電子帳簿保存法の対象書類

「国税関係帳簿（仕訳帳、総勘定元帳）」や「国税関係書類（貸借対照表、損益計算書など）」は電子帳簿保存の対象書類に該当します。国税関係書類の中で領収書や請求書、発注書などの「取引関係書類」に関しては、自分で作成した書類控えなどは電子帳簿保存の対象です。

また、相手から受け取った書類は「スキャナ保存」の対象になり、インターネットや電子メールでの取引などは「電子取引」に該当し、プリントアウトせず電子データのままで保存する必要があります。

電子帳簿保存法の対象外書類

手書きで作成した総勘定元帳や仕訳帳、請求書、補助簿などは電子帳簿保存法の対象外です。こうした書類はたとえスキャナ保存しても、電子帳簿保存法の対象にはならないため、紙の原本を保存しなければならなりません。

電子帳簿保存を行うメリット

電子帳簿保存を行うメリットは、大きく4つあります。具体的に紹介していきます。

1.省スペース化できる

帳簿類や取引書類などをすべて紙で保管するとなると、まとまった保管スペースが必要です。しかし、電子帳簿保存になれば、場所を取らずに必要な書類を保管することができます。

また、これまで領収書などの帳簿書類の保管期間は、法人で7年間の保存が義務付けられていましたが、今回の電子帳簿保存法の改正で、クラウド会計ソフトを使用して帳簿を作成する場合は、紙帳簿の保管が不要になりました。保管場所を確保せず効率的に大切な帳簿や書類を保存できるのは、大きなメリットのひとつです。

2.経費削減につながる

電子での帳簿・書類の保存は、ファイリングや管理に伴う人件費、スペース代などを削減できます。取引先への郵送費などもかからなくなるので、まとまった経費削減につながるはずです。

3.業務効率化ができる

紙で帳簿や書類を保管する時には、保管・探す・破棄すべてのタイミングで人の手が必要になっていました。電子帳簿になれば、スキャナ保存を除いてこうした業務をすべて画面上の操作だけで完結できます。

4.セキュリティ強化になる

紙の帳簿は、保存している棚や部屋の鍵をかけていなければ、誰でも閲覧できてしまいます。そうなると、ファイリングした書類の抜き取りや、改ざんといったリスクも。電子的に保存したデータであれば、スペースを取ることなくアクセス制限をかけられます。

また、履歴が残るシステムを利用すれば、ファイルの改ざんの心配もありません。バックアップを取ることもできるので、紛失・データ破損のようなリスクも防げます。

電子帳簿保存を行うデメリット

電子帳簿保存を行うメリットと合わせてデメリットも知っておくと、不安を最小限にできます。

1.システム導入費用がかかる

電子帳簿保存でクラウドシステムなどのサービスを利用する場合は、導入時に初期費用や月額費がかかります。サービスによって対応できることや費用も異なるため、導入前に自社に必要なサービス内容の整理をした上で、十分に比較検討しましょう。

義務化される電子取引のデータ保存のみに対応するのであれば、クラウドシステムサービスを導入しないのも選択肢のひとつです。少し手間はかかりますが、事務処理規程の策定、検索可能なファイル名をつけるなどで対処することもできます。

2.システム障害のリスクがある

電子データで帳簿や書類を保存・管理する場合、システム障害が起こるとデータが閲覧できなくなる恐れがあります。そのため、クラウドシステムなどのサービスを利用する場合は、障害発生時の対応方法や所要時間などを確認しておくと安心です。

3.社員へのレクチャーが必要になる

電子帳簿保存法に適応したクラウドシステムを導入すると、システムを扱うための社員教育が必要です。それだけでなく、運用するためのルールの制定、業務手順の見直しなども必要になるでしょう。導入時には少し時間と手間がかかりますが、定着すると大きく業務効率化に繋がります。

電子帳簿保存法改正に伴う対応の方法

電子帳簿保存法にもとづく3種類のデータ保存区分のうち「電子帳簿等保存」と「スキャナ保存」は任意ですが、2024年1月1日の改正により「電子取引データ保存」が完全義務化されました。まだ電子取引のデータ保存への対応を行っていない事業者は、以下にならって速やかに対応しましょう。

電子取引状況の確認

電子取引のデータ保存は任意ではなく完全義務化のため、優先的に電子取引状況の確認に着手しましょう。電子取引に該当するやりとりで作成された書類は、データ保存が不可欠なので、該当する書類の洗い出しをする必要があります。

クライアントや下請け企業などとのやりとりで発生した書類をはじめ、ネット通販で購入した物品などの領収書、光熱費や通信費の明細なども必要な電子データに該当する可能性があります。いざという時に備え、これまで電子データを印刷して保存していた場合は、すべて電子取引に該当することを念頭に置いておくと良いでしょう。

電子データの保存方法・場所の決定

電子取引の電子データ保存は、基本的に改ざん防止措置と検索機能が必要です。そのため、適切な処置をとるには、データの削除・訂正の履歴が残り検索ができるクラウドシステムを導入するか、社内で改ざん防止に関する規定を設けるほか、ファイル名の付け方なども決めておくことが重要です。

一定の要件を満たす事業者は、改ざん防止措置と検索機能の要件が免除されますが、場合によっては、税務署などへの提出が必要になることがあるかもしれません。そういった場合に備えて、データの保存方法・場所を決めておくと安心です。

システムの選定・運用ルールなどの準備

電子帳簿保存法改正に対応するべく、クラウドシステムなどの導入を検討している場合は、システムの選定や利用に関する運用ルールを設ける必要があります。操作マニュアルを準備しておくと、より円滑に導入が進められるのでしょう。

また、電子取引の改ざん防止に関する事務処理規程を作る際には、国税庁のHPにて公開している各種規程等のサンプルを参考にするとスムーズです。

業務フローの見直し

これまで請求書や領収書など、すべての取引書類を紙ベースでおこなってきた事業者は、電子データのやりとりにシフトする必要があります。また、承認作業、経理業務、仕訳入力などの業務を、すべて電子化できるように環境を整えましょう。

関係者への周知

電子取引状況の確認や、システムの選定・運用ルールなどの準備、業務フローなどの見直しが終わり、電子取引への対応準備が整ったら、従業員や取引先に情報を周知しましょう。まずは従業に対し、電子データの新たな処理方法について説明します。

ネット通販購入した物品の領収書、ETCカードの利用履歴などをプリントアウトして提出することはできない旨も伝え、経理に電子データを提出する方法も知らせることが大切です。これまで、何らかの紙でのやりとりがあった取引先にも、電子帳簿保存法改正に伴い、やりとりの方法を見直したいとの打診をしましょう。

まとめ

2024年1月1日から完全義務化になった「電子取引のデータ保存」。電子データとして送付している帳票や国税関係書類も含めて、すべて電子帳簿保存法への対応が必要です。

クラウドシステムを導入する場合は初期コストがかかったり、導入しない場合でも業務フローを見直し、社員への教育周知が必要になったりと、はじめは少しわずらわしさを感じるかもしれません。しかし長期的な目線で見ると、経費削減や業務効率化、セキュリティ強化につながるなど、メリットがたくさんあります