【例文あり】円満な退職理由の伝え方は？伝えるタイミングやポイント

退職を伝える時のポイント

円満に退職をするためには、退職を伝える際に気を付けるべき点があります。

退職は遅くとも1ヶ月前に伝える

退職を希望している場合は、退職の意思を遅くとも1ヶ月前には伝えましょう。民法上では、最低でも2週間前に伝えれば問題ないとされています。しかし、業務の引き継ぎや新たな人材の確保に向けて、会社側も手配が必要です。

そのためにも、退職を決めたらなるべく早い段階で意思を伝えましょう。
また、就業規則によっては1ヶ月よりも前に伝える必要があると記載されている場合もあるため、事前に就業規則を確認しておくことも大切です。

もし、転職先が決まっている場合は、転職先の内定承諾後に退職を伝えましょう。正式な内定が出た後であれば、内定取り消しによって転職先がなくなるといった事態は防げます。年収などの条件が記載された、書面による内定が決定した後であればより安心です。

必ず直属の上司にアポイントを取る

退職の意思を伝える際は、必ず自身の直属の上司に伝えましょう。その際には、事前に上司にアポイントを取り、退職をしたいと口頭で伝えます。アポイントを取る際は、電話やメールなどで「相談があるので、お時間を取っていただけないでしょうか」といった連絡で、問題ありません。

ただし、上司が忙しい時間帯や繁忙期に伝えるのは、避けた方が良いでしょう。退職は会社側にも必要な手続きが発生し、時間もかかります。相手が精神的にも時間帯にも余裕がある時にすると、スムーズに進められる可能性が高まります。

退職を上司や同僚へ伝える場所や時期

退職を伝える状況を意識するのはもちろん、場所や時期も大切です。

上司に伝える時は直接口頭で伝える

上司に伝える時期やアポイントについては、上記でご紹介しました。最低でも1ヶ月前には伝えるほか、伝える際にはアポイントを取る必要があります。アポイントを取った後は、上司と2人きりの場所で口頭で伝えましょう。

退職に関する内容はデリケートなため、直接口頭で伝えるのが基本です。上司の合意を得た後は、さらに上の役職者に本人と上司のどちらが伝えるのか、具体的な日時などを決めます。

なお、メールや電話のみで、いきなり退職したいと一方的に伝えるのは避けるべきです。もし、電話やメールで連絡をする場合は、退職を希望している旨を伝えたうえで対面でも直接詳しい理由を伝えましょう。

同僚や取引先に伝える時期は上司と相談して決める

退職をする場合、同僚に退職を伝えるのは原則上司へ伝えた後です。先に同僚に伝えてしまうと、噂となって他の人に伝わり、無用なトラブルを生む可能性があります。いつ頃に同僚に伝えても良いのか、上司に事前に相談しましょう。

また、取引先へ退職を伝えるのも上司と相談して、業務の引き継ぎの目処がたったタイミングにしましょう。後任者や取引先との関係性によっては、直接打ち合わせの際などに口頭で伝える必要もあります。いつどのように伝えるのか、1人で決めずに必ず上司やチームの人と一緒に決めましょう。

退職理由は正直に言う方がいいの？注意点をご紹介

退職理由を伝える際には、知っておくべき注意点があります。円満に退職するためにも、ポイントを押さえましょう。

必ずしも全てを正直に伝える必要はない

退職を希望する場合、退職理由についてどのように伝えるかを悩む人は多いでしょう。
介護や子育て、体調不良など自身の都合で退職する理由は、正直に伝えても問題ありません。しかし、職場の人間関係や業務に関する不満、年収や休日に不満がある場合は、全てを正直に伝える必要はありません。

場合によっては、不満を伝えるとその内容を解消するから留まってほしいと、引き留められることも。しかし、代わりに嘘の理由を作って良いわけではありません。最初に嘘の理由を伝えると、その後に話の整合性が取れなくなる可能性があります。本当の理由とは関係のない嘘を退職理由とするのは、避けるべきでしょう。

感謝の気持ちを伝える

在籍していた会社では、少なからず社会人としての経験や業務の経験を得ています。多くの人との関わりで、自身の成長にもつながったこともあるでしょう。円満な退職のためには、相手を不快な気持ちにさせない伝え方も大切です。社会人として、大人の対応を心がけましょう。

転職活動については同僚には伝えない

転職活動をしている状況を、同僚に伝えるのは極力避けましょう。信用している人であっても、どこから話が漏れるかはわかりません。話が噂となってしまい、現場を混乱させる場合や、上司に良い印象を与えない可能性もあります。

場合によっては、細かいスケジュールを確認される、転職活動が難しくなるような妨害を受けることも考えられます。転職活動期は不安もあり、周囲の人に伝えたい気持ちもあるかもしれません。しかし、同僚に伝えるのは転職先が決定し、退職する意思を上司に伝えた後にしましょう。

退職への意思が強いと伝える

退職をスムーズに伝えるためには、退職の意思が強いと相手側に伝えましょう。退職を検討しているなど、ぼんやりとした伝え方をすると引き留められる可能性があります。引き留められても応じない姿勢や、引き留められにくい理由も必要です。

明確な日付を伝える

強い退職意思を伝えるのと同時に、いつ頃までに退職をしたいのか日付についても伝えましょう。明確に日付を伝えると、退職の意思が強いと相手に伝えられます。

しかし、会社側にも都合があるため、「この日に絶対に退職します」といった強硬な姿勢を見せるのは避けましょう。強引に進めると最後に職場での関係を悪化させ、希望していた日に退職できない可能性もあるためです。

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円満に退職するための退職理由の例文

円満に退職するためには、相手が不快にならないように理由を伝える必要があります。以下では、退職理由の例文をご紹介します。

人間関係が問題で退職する場合

人間関係による退職は、数ある退職理由の中でも多く挙げられています。人間関係による不満が合った場合は、直接的な表現は避け、言い換えをすると良いでしょう。上司と合わない場合は自分の理想の働き方がしたい、チームに一体感がない場合はよりチームで連携をして働きたいといった形です。

労働条件に対する不満がある場合

年収や勤務時間、休日など労働条件について不満があり、退職をする場合もあるでしょう。休日や労働時間に不満がある場合は家庭の事情を伝える、給料に問題がある場合は将来に関する不安などの情報を開示できる範囲で伝えます。

あくまで事実を客観的に伝えて、現在の課題を相手が納得できる範囲で伝えましょう。

自身の都合で退職する場合

介護や子育て、ストレスによる体調不良など、自身の都合で退職が必要な場合もあります。自身の都合の場合は、正直に伝えても問題ないでしょう。嘘をつくのはよくありません。わかりやすく、退職が必要な理由を伝えましょう。

退職を伝えた後のケース別対処法

退職を上司に伝えた場合、そのまますんなりと受け入れてもらえる場合もあれば、引き留められる可能性もあります。自身の退職の意思は強いが、うまく進みそうにない場合は、以下のような対処法をご検討ください。

引き留められてしまった場合

退職理由を伝えた後に、待遇面の改善や部署移動をするため、留まってほしいと言われる場合があります。もし、しっかりと理由を伝えたのに引き留められた場合は、一度持ち帰り時間を空けてから再度退職の意思を伝えましょう。

なお、再度退職の意思を伝える際は、引き留めに応じられない具体的な理由も併せて伝えると相手に納得してもらえます。断る際は必要とされている点に感謝の気持ちを述べたうえで、毅然とした態度で退職の意思を伝える必要があります。

話を聞いてもらえなかった場合

上司に伝える際、時間や時期によっては話を聞いてもらえないことも。そういった際は、改めてゆっくりと時間の取れるタイミングでアポイントを取りましょう。しかし、退職の件とわかったうえで、上司が話を聞いてくれない場合もあります。もし、直属の上司に退職の相談を聞いてもらえなかった場合は、上司の上司に話を聞いてもらえるか相談しましょう。

それでも話が進まない場合は、会社の人事部や労働基準監督署への相談もご検討ください。従業員が退職の意思を伝えていれば、その2週間後には辞められると法律でも決まっており、会社側が退職を拒否することはできません。

まとめ

円満に退職するための方法についてご紹介しました。円満に退職するためには、最低でも1ヶ月前には直属の上司に伝えましょう。上司に伝える際には、電話やメールで相談事があるとアポイントを取ると、円滑に進められます。なお、同僚に退職を伝える場合は、上司と相談したうえでいつ頃に伝えるかを決めましょう。

退職理由を伝える際には、いくつかのポイントを意識すると円満かつスムーズに進みます。おさらいとして、以下のポイントを再度ご確認ください。

最後だからと会社の不満を全て伝えると、余計なトラブルとなり退職がスムーズに進まなくなる可能性も考えられます。無用のトラブルを避けるためにも、円満退職を目指しましょう。