履歴書を送る封筒の書き方は?改めておさらいしよう

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履歴書を送る封筒の書き方は?改めておさらいしよう

履歴書も書いたし、送付状もしたためたし、あとは封筒に入れて送るだけ。大変だった作業が終わってホッと一息つきたいところですが、封筒の書き方にもルールがあるのをご存知ですか?宛名の書き方から送付時の注意点まで、おさらいしていきましょう。

この記事の目次

    履歴書の封筒選びのポイント

    封筒に宛先を書くときのポイント

    郵送やFAX、インターネットなど、情報伝達やコミュニケーションの手段がすっかり多様化した現代社会。企業に履歴書を送る方法もさまざまで、履歴書データをメール添付で送ったり、求人サイトを活用してWEBレジュメを作成するケースも増えてきています。

    そのため、すっかり手紙を書く機会が減ってきたために封筒を手にしてから「宛名の書き方、これでいいんだっけ?」とハタと立ち止まってしまう方も少なくないのでは。そこで、曖昧になってしまった記憶を一つずつ取り戻していきましょう。まずは、履歴書を入れる封筒選びからです。

    封筒のサイズは?

    履歴書などの応募書類を送る時は、折り曲げずに送るのがマナーとされています。そのため、封筒は履歴書や送付状がそのまま入るものを用意しましょう。

    市販の履歴書はB4の用紙を二つ折りにした「B5サイズ」と、A3の用紙を二つ折りにした「A4サイズ」の2種類ありますが、ビジネス文書はA4が一般的です。送付状や職務経歴書もA4サイズで作成することが多いので、A4サイズが入る「角形2号(角2)」がオススメです。

    「角形A4号(角A4)」もA4サイズに対応していますが、クリアファイルに履歴書や送付状を入れると、ほぼぴったりのためゆとりがほとんどありません。ほどよいゆとりがある「角形2号(角2)」の方が書類を封入しやすいですし、採用担当者にとっても「封書を開けやすい」というメリットがあります。

    封筒の色は?

    ビジネスで使う封筒は、用途によって選ぶべき色が異なります。たとえば、請求書や領収書などの事務的な文書を会社に郵送する際は、「茶封筒」を使うのが一般的です。

    履歴書や職務経歴書といった応募書類の場合、かつては「茶封筒はふさわしくない」「白無地の封筒で送るべき」といった考えがありましたが、時代ともに「茶色の封筒を使ったら絶対にダメ」という認識は薄れつつあります。

    そうした意識の流れもあり、白か茶色、水色などの封筒であればマナー違反にはなりませんが、やはり「白封筒」で送った方が無難といえるでしょう。

    履歴書を入れる封筒に書く内容は?

    封筒を選んだら、宛先を記入しましょう。

    企業から送られてくるダイレクトメールは宛名が印刷されていますが、正式なビジネス文書を送る場合は、封筒の宛名を手書きするのが一般的。就活で履歴書を郵送する時も同様です。バイトなどの求人に募集する場合も、手書きで宛名を書くようにしましょう。

    かつて、宛名は縦書きで書くことがビジネスマナーとされていましたが、住所や社名にアルファベットが含まれている場合は横書きのほうが読みやすい場合もあり、横書きでも問題ありません。迷った場合は縦書きが無難でしょう。

    黒のボールペンの場合、できれば芯の太さが1.0ミリ程度の太いペンを使うことがオススメです。また、雨などで封筒が水に濡れてしまう可能性も考えて、インクがにじまない油性のペンを選ぶと良いでしょう。

    封筒のオモテ面に書く情報は3つ。「郵便番号と住所」「宛名」「履歴書在中」です。

    履歴書封筒 オモテ.jpg

    【郵便番号】
    郵便番号の記入欄に郵便番号を書きます。記入欄がない封筒の場合は、封筒の右上部分に直接書きましょう。「〒」のマークを記入する必要はありません。

    【住所】
    封筒の右側に住所を記入します。都道府県名から建物名・階数まで、略さず書きます。縦書きの場合、数字は漢数字を使うとよいでしょう。封筒右側に記し、全体の1/3程度に収まるよう文字の大きさやバランスを整えるとキレイに見えます。

    【宛名】
    社名と部署名、担当者名を書きます。封筒の中央よりもやや右、住所よりも一段下げて会社名を書き、改行して部署名、担当者名と続きます。社名は法人格も略さず書くこと。担当者名の最後に「様」をつけるのを忘れないようにしましょう。担当者名が分からない場合は、「○○部御中」もしくは「○○部 採用ご担当者様」と書きましょう。

    【履歴書在中】
    封筒の左下部分に、「履歴書在中」と赤ボールペンで記入し、文字を四角い枠で囲みましょう。

    履歴書封筒 ウラ.jpg

    【ウラ面の書き方】
    ウラ面には送り主、つまり自身の住所や名前を記入します。封筒の左下部分に郵便番号を横書きで書き、その下に住所と名前を縦書きで書きます。

    履歴書在中はなぜ記載する?

    「履歴書在中」と書く理由

    封筒に宛先を書く際、封筒の左下に「履歴書在中」と書くことは前項でご紹介した通りですが、なぜわざわざ書く必要があるのでしょうか。

    企業の立場になって考えると、理由が見えてきます。

    日々、多数の郵便物を受け取っている会社では、どの部署のどの人宛なのか、どんな書類が送られてきたのか。ひと目で分かる郵便物なら仕分けがしやすいのですが、逆に必要な情報が記載されていないと、仕分けも一苦労です。

    つまり、「履歴書在中」の文言は、仕分け先を間違えることなく、採用担当者にスムーズに履歴書を届けるために必要な情報なのです。

    「履歴書在中」と記載することは必須のマナーではありませんが、相手への配慮として書くことを習慣づけておきましょう。

    職務経歴書も同封する場合は?
    履歴書のみを郵送する場合は、「履歴書在中」と書くもの。では、職務経歴書も同封する場合はどう書けばよいのだろう? そう思ったみなさん。履歴書以外の書類も一緒に送る場合は、「応募書類在中」と書きましょう。

    書く位置は決まっている?
    「履歴書在中」や「応募書類在中」を書く位置は、封筒の左下。一目で分かるよう、赤いボールペンではっきりと書きます。封筒の宛先を縦書きで書くので、「履歴書在中」も横書きではなく縦書きで書きます。

    スタンプはOK?
    「キレイに書く自信がない」という方は、スタンプを使うのも手です。文房具店や100円ショップで売っているスタンプを使っても、マナー違反にはなりません。ただし、履歴書在中と書かれたシールを貼るのは避けましょう。

    履歴書郵送の注意点

    pixta_67134407_M (1) (1).jpg

    最後に、郵送時の注意点についてご紹介します。

    折り目がついた書類はNG?
    前述の通り、履歴書や職務経歴書などの応募書類は折りたたまずに送るのがマナー。汚れたり、水に濡れたりしないよう、書類をクリアファイルで保護しましょう。クリアファイルは透明のものを使用するのが良いでしょう。

    封筒への正しい入れ方は?
    送付状、履歴書、職務経歴書の順に書類を重ねてクリアファイルに挟んだら、封筒に入れます。この時、書類の向きもチェックしましょう。「何気なく封入したら、書類の向きが上下逆さになっていた」なんてことにならないよう、書類の入れ方にも気を配ります。

    封をする時の注意点は?
    必要な書類を用意してクリアファイルに収め、向きも確認して封筒に入れたら、封をしましょう。のり付けをして、「〆」もしくは「封」と記入します。

    郵便料金が不足したら?
    A4サイズの書類を折らずに入れることができる「角形2号(角2)」の封筒は、定形外郵便物になります。重さによって郵便料金が変わるので、注意が必要です。

    郵送にかかる値段を自分で調べて、切手を貼ってポストに投函する方法もありますが、重さを量り間違えて、料金不足になってしまうこともあるため、郵便局で出すのが無難です。

    郵便局の窓口へ行き、「普通郵便で」と依頼すれば、かかる料金を計算して郵便証紙を貼ってくれます。

    手渡しの場合は?
    履歴書などの応募書類を直接、採用担当者に手渡しする場合も、クリアファイルに挟んで封筒に入れるのがマナーです。宛先を書く必要はありませんが、オモテ面に「履歴書在中」を書き、ウラ面に自信の郵便番号・住所・名前を書くのを忘れないようにしましょう。

    なお、最近は「封筒は不要」とする企業も増えつつあります。「絶対に封筒にいれなきゃ」と思い込むよりも、企業とのやりとりの中で、臨機応変に判断するようにしましょう。

    マイナビミドルシニアのサイトを活用しよう

    ビジネスの慣習は、時代とともに変化しています。以前は「ダメ」とされていたものが、今は「絶対にダメではないが、できれば守った方が良い」と判断されるケースも少なくありません。だからこそ、履歴書を送るときには「今の時代に合った方法やマナー」を調べて、相手に失礼のない送り方をしたいですよね。

    マイナビミドルシニアでは、履歴書をはじめとする各種書類の書き方や、書類を送る時のマナーなど、ミドルシニア世代のみなさんが転職活動をする上で必要なさまざまな情報やノウハウを以下のサイトで詳しく紹介しています。転職活動で役立つサンプル集も豊富に用意していますので、ぜひご活用下さい。

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