履歴書の送付状って本当に必要? 書き方とマナー

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履歴書の送付状って本当に必要? 書き方とマナー

封書で書類を送る際に送付状を添えるのは、ビジネスマナーの基本。履歴書などの応募書類も、送付状が入っていないと「マナーを知らない人だな」という印象を持たれる危険性もあります。送付状の書き方をマスターして、好印象を与えていきましょう!

この記事の目次

    履歴書の送付状とは?

    送付状はいるの? いらないの?

    履歴書を郵送で送るとき、送付状は必要なのでしょうか。そもそも、送付状って何のためにあるのか、正しい送付状の書き方はどんなものか、改めて考えると、わからないことが多いですよね。

    送付状とは、書類を郵送する際に同封する書類のこと。送り状や添え状などとも呼ばれており、ビジネスの場では、送付状を同封することがマナーとされています。

    つまり、「送付状はいるのか?」に対する答えは「いる」になります。採用担当者は、多くの求職者から送られてきた書類をチェックするため、送付状が同封されていないと、悪目立ちする恐れも。転職活動で履歴書を郵送するのであれば、必ず送付状を添えるようにしましょう。

    送付状は何のためにある?

    たとえば、友人や親戚に贈り物を郵送する時、ちょっとしたメモを同封する人は多いのではないでしょうか。

    ビジネスの場でも、プライベートでも、何かを渡すのであれば「手渡し」がベストです。相手先に伺えば、その際にきちんと挨拶をすることができるからです。

    しかし郵送の場合は、「モノ」だけが相手に届きます。そこで、本人が相手先に伺うかわりに、郵送物の内容や宛先などを記した送付状を同封するのです。

    パートやアルバイトは送付状なしでもOK?

    正社員やパート、アルバイトなど、どのような雇用形態であっても、送付状の同封が望ましいです。

    見積書や請求書、契約書など、ビジネスの場ではさまざまな文書をやりとりします。転職活動で履歴書を郵送するのであれば、送付状に「就職への意欲」が伝わるような内容を書き添えて、採用担当者にアピールできるといいですよね。

    次の項では、送付状に書く内容から封筒に入れる際の注意点まで、送付状の書き方と送り方について詳しくご説明します。

    送付状の書き方とマナー

    送付状のサイズは? 縦書き、それとも横書き?

    まずはパソコンのWordなどを立ち上げ、A4・横書きに設定しましょう。

    送付状に盛り込む内容は?

    プライベートで手紙やはがきを書くとき、「拝啓」や「前略」などの頭語を書いてから、本題に入り、「敬具」「早々」といった結語で締める――このような手紙特有のマナーが、ビジネスシーンでやりとりする送付状にもあります。

    送付状の基本的な文章構成と書き方は以下の通りです。

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    (1)書類送付日
    用紙の右上に書類を送付する日付を年月日の順番で記します。西暦・和暦のどちらでもかまいません。

    (2)送り先の名前
    用紙の左上に、送り先を企業名・担当部署名・役職名・採用担当者名の順番で記入します。採用担当者名はフルネームで書き、最後に「様」をつけるのを忘れないようにしましょう。部署宛の場合は最後に「御中」をつけます。

    (3)送り主の名前と連絡先
    改行して、送り主(あなた自身)の名前と連絡先を用紙の右に揃えて記します。郵便番号・住所・名前・電話番号・メールアドレスの順番で、それぞれ改行して書きましょう。

    (4)本文
    まずは、「拝啓」「謹啓」などの頭語を書き、次に時候の挨拶を入れます。改行して、「履歴書を送付する旨」を記します。就職への意欲をアピールしたい方は、この次に内容を盛り込みましょう。冗長にならないよう、3~4行程度にまとめるとスッキリします。最後に結びの言葉と結語を入れます。

    (5)同封する書類名
    本文を書いたら2行ほど改行し、左右中央に「記」として同封する書類の内容を書きます。さらに改行し、右揃えで「以上」と書けば、送付状の完成です。

    手書きと印刷、どちらでも大丈夫?

    パソコンの普及により、近年は送付状をプリンターで印刷して送るケースが増えていますが、手書きでも問題ありません。この場合は、無地もしくはけい線が入った縦書きの便せんを使いましょう。

    封筒に書類を入れるときに注意することは?

    送付状が用意できたら、封筒に入れます。送付状を三つ折りにせず、そのままの状態で入る大きさの角2封筒を用意しましょう。送付状の下に履歴書などの送付書類を重ねて、クリアファイルにまとめて封筒に入れます。入れる順番を間違えないよう注意して下さい。

    履歴書の送付状の無料テンプレート

    送付状の書き方にはさまざまなルールがあるので、どうしても神経を使ってしまいますよね。頻繁にビジネス文書のやりとりをしている方ならともかく、そうでないと、「めんどくさいなぁ」「大変だなぁ」という気持ちが先走ってしまいます。そこで、無料のテンプレートを用意しました。このテンプレートをカスタマイズして、みなさんの転職活動にお役立てください。

    送付状テンプレートのダウンロードはコチラ

    ポイントをしっかり抑えて、完璧な送付状を目指そう

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    多少時間がかかっても、ポイントを押さえていけば、相手に失礼のない礼を尽くした送付状にすることができます。

    企業に送る1通の封書がキッカケで、良い仕事のご縁ができるかもしれません。心を込めて、丁寧に送付状をしたためましょう。

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