転職活動中のメールマナー！文章の書き出し・宛名・署名の書き方

最低限知っておきたいビジネスメールの基本マナー

絵文字はもちろんNG

当然のことながら、ビジネスメールにおいて絵文字の使用はNGです。自分としては感情豊かに表現しているつもりでも、マナー違反と捉えられることがほとんど。絵文字だけでなく「♪」「！」といった記号の使用も良い印象は持たれません。お友達に送るメールではないことを意識して、かしこまった表現を使ってください。

使用するメールアドレスにも注意を

在職中の方でよくあるのが、勤務中の会社アドレスを使って求人サイトで応募しているというケース。使い勝手が良いのは理解できますが、勤務時間中に転職活動をしている印象があると、「当社に入社しても業務以外のことをするのでは」と思われてしまうこともあります。必ず個人で取得しているメールアドレスを使用しましょう。

Gmailに代表されるフリーメールの使用に関して、かつては良い印象を持たない担当者もいましたが、過去の話。履歴書の連絡先に記載することは問題ありません。むしろ問題なのは、携帯電話のキャリアメールです。ドメイン指定受信などが原因で、パソコンからのメールが受信できないことがあるため、連絡先として使用するのは控えましょう。

あと、気になるのは＠の前の部分の文字列です。ペットの名前や趣味を全面に出したもの、極端に長いものなど多種多様ですが、転職活動における連絡先で独自性を出すメリットはあまりありません。わざわざ新たに取得する必要はありませんが、氏名などがベースとなっているシンプルなアドレスが転職活動では望ましいといえます。

書き出しの文書は内容を簡潔にまとめる

メールは内容が簡潔で要点が整理されているほど読みやすく、伝わりやすい文書になります。挨拶文として面接や連絡お礼を一言で述べ、本題に入ってください。手紙に含まれる時候の挨拶・決まり文句は、メールには使いません。基本の書き方としては、以下の形を覚えておくと良いでしょう。

「お世話になります。
○○ ○○（氏名）と申します。
△△（要件の概要）のご連絡、誠にありがとうございます。」

「履歴書を送付しているから自分のことはわかるはず」と思うのか、本文中に自身の名前を入れないメールを書く方がいますが、これもマナー違反にあたります。メールの往復が続いているなど特定の事情がない限り「お世話になります」の常套句の後、自分の氏名を名乗りましょう。

適度に改行を入れると読みやすい文章に

続く本文については、文節を適度に区切りつつ、どんな要件を伝えたいのか一目でわかる内容にします。1行の長さは、25～30文字くらいがベストです。内容が変わるところで改行を入れると、なお読みやすくわかりやすいメールになります。

注意したいのは、採用担当者の多くはパソコンでメールを確認しているということ。飲食やサービス業であれば、タブレットやスマホでやり取りする担当者もいますが、特に事務系職種などでは基本的にパソコンで閲覧されることを意識して作成するべきです。

そうした読み手をイメージしながら、忙しい採用担当者にストレスを感じさせないためにも、要点をしぼった書き方を意識しましょう。

宛名の書き方・署名の付け方も大切

ビジネスメールは「宛名」「本文」「署名」と3つのパーツを含めます。宛名と署名の書き方のポイントを確認しておきましょう。

宛名

宛名については「株式会社」「有限会社」といった法人格を省略せず、正式名称を記載します。会社名の下に部署名、担当者の氏名を入れて「株式会社○○ 人事部採用グループ ○○ ○○様」としてください。面接で名刺を受け取った、送られてきたメールに記載があったなどの理由で相手の役職を把握している場合には「株式会社○○ 人事部部長 ○○ ○○様」と、役職名を書き添えます。

相手の氏名や会社の漢字を間違えると失礼にあたりますので、送信前にじっくりと見直しましょう。会社名の後株・前株は間違えやすいポイントなので、ホームページや名刺を見ながら確認しましょう。

相手の氏名はフルネームで記載するのが丁寧ですが、相手の文体にそろえるのも一案です。「鈴木様」「佐藤様」など、送られてきたメールが名字だけの記載の場合は、あえてフルネームにはしない判断もできます。

署名

転職活動で使う署名には、氏名・自宅の住所・電話番号・メールアドレスを記載します。個人的に使うものなので、会社の署名は控えてください。枠の装飾は最小限にして「---」「***」などシンプルなものに留めましょう。「☆」「♪」といった記号の使用は避けたほうが無難です。

メールの書き方はビジネスマナーを映す鏡

ビジネスメールの書き方を間違えると「実は、非常識な人物かも」「真面目そうな人だったけど、そうでもないのか」と、不安を与える事態になりかねません。メールの基礎知識と合わせて、敬語の使い方や身だしなみも確認するとなお良しです。スキルや経験以外のところでネガティブな印象を持たれないように、きちんと準備を進めましょう。