メールのマナーにご用心!企業とのやり取りで注意するべき4つのポイントとは?

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メールのマナーにご用心!企業とのやり取りで注意するべき4つのポイントとは?

時折、企業へ返信したつもりの返信メールが、誤ってミドルシニアマガジン編集部に届くことがあります。宛先を誤って送信している時点で要注意なのですが、さらに気にかかるのが、メールの内容と文面です。採用担当者とのやりとりで好印象を与えられるよう、正しいビジネスメールの書き方について学びましょう。

この記事の目次

    返信は「Re:」をつけるのが基本。件名は変更しない

    メールマナーによっては、返信の際「毎回、失礼のない件名を設定すること」とするケースもあるようですが、現在は「Re:」をつけての返信とするのが基本です。

    理由は、自身の送ったメールへの返信であることがひと目で分かるため。そうすることで、メールの重要度を判断しているのです。

    人事担当者が応募者へ送るメールの中には、「メールの件名は変えずに返信してください」と入っているものも多く存在します。

    「これでは失礼かも...」と心配になることがあるかもしれませんが、迷ったときには「Re:」をつけて返信することをオススメします。

    話し言葉ではなく、書き言葉を正しく使おう

    編集部で受信したメールの一つが下の内容です。

    「ご連絡ありがとうございます。25日火曜日の15時からお願い出来ますか?」

    宛名もなければ、誰から送られてメールかもわからない。

    いかがでしょう。自分が採用担当者だとしたら、このメールを送ってきた人のビジネスマナーが高いと感じられるでしょうか?

    「送ってきたメールに返信した内容だから、調べればわかるでしょう」という意識が働いたのかもしれません。確かに調べれば応募者を特定できるかもしれませんが、「忙しいのでそこまでしたくない」という場合があるかもしれません。

    そうなれば、ぞんざいなメールを送ったことで損をするのは自分なのです。

    かしこまったメールを送るよりも、フランクな文面の方が距離を詰められる場合もあるかもしれません。しかし、採用担当者は友達ではありません。LINEなどでの気軽な連絡との違いを認識することが必要です。

    最低限、以下のような内容で返信を行うのが大人のマナーと言えるでしょう。

    ○○株式会社 △△様
    平素よりお世話になっております、このたび応募した■■です。
    面接日程のご連絡ありがとうございました。

    当方、25日(火)の15時を希望いたします。
    難しい場合は候補日をお送りいただけますと幸いです。

    履歴書、職務経歴書を持参する予定ですが、
    その他にも必要書類あればご指示願います。

    ご多忙の折恐縮ですが、ご調整のほどよろしくお願いします。

    ビジネス枕詞などを言い回しに使用するとビジネスマナーの行き届いた人、という印象を与えることができるでしょう。

    メールに署名を利用しよう

    転職活動においてはメールを使用するシーンは多くあります。その都度連絡先を記載するのは手間なので、連絡の取りやすい電話番号などを記載した署名を予め設定しておくのがよいでしょう。

    ○時以降は連絡がつきずらい場合がありますが、
    留守電を残していただければ折返しご連絡いたします。

    など入れておくのも活用法の一つです。

    キャリアメールは使用しない

    「応募したのに連絡がこない」という問い合わせも多く寄せられます。しかし、調べてみると企業は送信している。原因はキャリアメールを利用しているため受信ができていない、ということも多くあります。

    いわゆるガラケーを利用している方には申し訳ない話ですが、
    @docomo.ne.jp
    @ezweb.ne.jp
    @softbank.ne.jp
    などの携帯電話キャリアが提供するメールサービスは、サービスの対象外としているWebサービスが多いのが実情です。

    ガラケーのみ保有している人は可能であればパソコンから、スマホを保有している方であればキャリアメールではなくGmailやYahooメールなどの「Webメール」を利用することを検討しましょう。

    また、ドメイン指定受信や迷惑メール設定をしているため、パソコンからのメールが受信できていない場合もあります。必ずサイト登録時にはメールサービスの設定を確認しておきましょう。

    メールでもビジネスマナーを発揮して、好印象を与えよう

    ここに記載した内容は、普段から仕事でメールを利用している方にとっては難しいことではありませんが、仕事でメールを使った経験のない方にとっては見慣れないマナーかもしれません。

    どのように返信すればよいか、迷ったときにはまず検索。それでもわからなければ、周囲にいる人に聞いてみましょう。

    人によって受け取り方が違うことから、誰に対しても100点の正解はないのかもしれません。

    そんなときは「相手に対して失礼ではないか」という視点を持ちましょう。それさえ意識していれば、大きな失態はしないはず。

    マナーを有した大人としての振る舞いを、メール上のやりとりでも忘れないようにしましょう。

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