在職証明書とは？必要になるケースやもらい方、書き方・発行依頼の時の注意点を解説

在職証明書とはどんな書類なのか

在職証明書とは、従業員が現在、特定の企業に在籍していることを証明するための書類です。発行は従業員本人が行うものではなく、企業の人事部や総務部などが行います。

法律によって発行が義務付けられている書類ではありません。そのため、発行に対応していない企業もありますが、保育園の入園や賃貸住宅の審査時など、多くの場面で提出が求められるため、ほとんどの企業が発行しています。

在職証明書の役割は、「いつから」「どのような立場で」「現在もその会社に在籍しているか」を第三者に対して示すものです。企業で働いていることだけではなく、雇用形態・勤務状況・収入などを確認できる書類になっています。

雇用形態別の違い

在職証明書は正社員以外でも発行される書類です。パート・アルバイト・契約社員などでも、在籍している事実があれば発行の対象となります。

ただし、派遣社員の場合は派遣先企業ではなく、雇用契約を結んでいる派遣元企業が発行をします。実際に働いている派遣先企業では発行されないため、依頼先を間違えないように注意が必要です。

退職証明書との違い

退職証明書も「雇用に関する事実」を証明する書類ですが、使用される場面や会社側の対応義務などが異なります。

在職証明書は従業員が、現在も企業に在籍していることを証明する書類です。保育園の入園手続きや住宅ローンの審査時などに提出を求められます。発行について、法律での義務はないため、企業側が任意で発行を行います。従業員が在職している時のみ発行されます。

一方、退職証明書は、すでに企業を退職した事実・在職期間・業務内容などを証明するための書類です。転職先へ提出する際や、国民健康保険・国民年金保険への切り替え手続き時に必要になります。

退職証明書は、労働基準法第22条の規定によって、労働者に求められた時に企業側は発行する義務が生じます。記載される内容も決められており、退職証明書には、労働者が請求していない事項を記載することはできません。

在職証明書が必要なケース

在職証明書はさまざまな場面で必要になります。具体的にどのような時に求められるのか、以下では6つのケースをご紹介いたします。

保育園や学童の入園・入所

保育所等の利用申請では、勤務状況を証明する「就労証明書」の提出を求められることがあります。こども家庭庁は標準的な様式を公開していますが、提出方法や必要事項などについては申請先の自治体の案内を確認しましょう。

保育園などで提出が求められる理由は、保育の必要性があるかどうかを判断するためです。具体的には、勤務時間や勤務日数によって保育の必要性を判断します。就労状況などの情報は、保育の必要性の認定や利用調整などに用いられます。

入園後も毎年提出を求められるケースがほとんどです。自治体によってフォーマットが指定されている場合も多いため、必要となる時期が近いたら窓口やホームページなどから確認してみてください。

転職活動

転職時、応募先企業によっては在職・職歴などの確認のため、在職証明書や退職証明書の提出を求められる場合があります。また、応募段階で在職していることを証明するために、提出を求められるケースもあります。

例えば、公務員の社会人採用枠や特定資格試験では、応募要件に「一定年数以上の職務経験」が盛り込まれている場合があり、その証明として必要になります。退職証明書を求められる場合もあるため、転職先企業に確認をしてから発行を依頼するのがいいでしょう。

住宅ローンや賃貸契約の審査時

住宅ローンの申請や賃貸契約を結ぶ時には、審査書類として在職証明書の提出を求められる場合があります。主に「本当に会社に在籍しているか」「安定した収入があるか」「継続した支払いが可能か」を確認するためです。

申告した収入の裏付けとして求められる場合があります。ただし、勤続年数や収入は他の書類でも確認できるため、必ずしも在職証明証が求められるわけではありません。

公営住宅の入居申請時

公営住宅の入居申請をする際も、在職証明書が必要になる時があります。入居資格となる収入基準を満たしているかの確認に使用されます。世帯全員の収入や就労条件の証明として、提出が求められます。

配偶者の扶養に入る時

企業で働きながら配偶者の扶養に入る場合は、在職証明書の提出が必要になる場合があります。健康保険の被扶養者、国民年金の第3号被保険者の認定時に、収入が基準内であることを証明するために使用します。他の書類でも証明できる内容であるため、必ずしも提出が必要なわけではありません。

外国人労働者等の在留資格の申請や更新

外国人の在留資格に関する申請では、在留資格や申請内容によって、勤務先や職歴などを確認する資料の提出を求められる場合があります。必要書類は在留資格や申請内容によって異なるため、出入国在留管理庁の最新情報を確認しましょう。

また、日本人が海外のビザを申請する場合も、英文の在職証明書が必要になるケースがあります。

在職証明書のもらい方

在職証明書は、自分が所属している企業へ発行を依頼します。発行までにかかる日数は企業によって異なるため、提出期限に余裕を持って申請しましょう。申請から発行されるまでの流れは、以下の通りです。

発行の申請をすると、企業側から使用目的・フォーマットの有無・必須記載項目・希望の受取日を確認されます。フォーマットの指定がある場合は、このタイミングで提出します。指定がない場合は、企業側で用意している形で作成してもらいます。

企業の担当者は、労働者名簿や賃金台帳などから作成に必要な情報を集めます。その後、フォーマットに則って記入・入力を行います。押印の要否は提出先や指定様式によって異なります。指定のフォーマットや提出方法を事前に確認しましょう。

提出先によって在職証明書に記載を求められることがある主な項目

在職証明書は決まった書き方はなく、その時によって書き方は異なります。指定されているフォーマットがある場合は、そのデータや用紙を担当者へ渡しましょう。特に指定がない場合は、以下のような一般的な内容が記載されます。

個人の情報は本人確認のために使用されるので、住民票や人事台帳と一致している必要があります。社印の押印は必須ではないケースもありますが、書類の信頼度を高めるために押印をしておいてもらいましょう。

在職証明書を発行する時の注意点

在職証明書を発行してもらう際には、いくつか注意しておきたいポイントがあります。ここでは、5つの内容をご紹介します。

①使用目的や必要事項を事前に確認する

在職証明書をなんのために使用するのか、目的を確認しておきましょう。住宅ローンの審査なら収入証明のため、保育園の入園なら勤務状況の確認のためなど、目的が異なります。

また、必要事項はどれか、指定のフォーマットがあるかの確認も必要です。情報が不足していると、再発行になる可能性もあるため、使用目的や必要事項は担当者にも正確に伝えましょう。

②名前や住所など正確な情報が書かれているか

在職証明書は、正確な情報を記載する必要があります。そのため、従業員の氏名や生年月日のほか、所属・役職・雇用形態など、正しい情報が書かれているか確認するようにしてください。もし、結婚によって苗字が変わったり、引っ越しで住所が変わっていたりしたら、現在の情報を伝えてから依頼をしましょう。

在職・就労証明書は事実に基づいて作成する必要があります。特に、勤務先に無断で作成したり内容を改変したりしないよう注意しましょう。

➂余裕を持った申請をする

発行には通常3日〜1週間ほどの時間がかかります。そのため、急ぎで欲しいと思ってもすぐに発行されない可能性があります。

また、受け取り方法が郵送の場合は、さらに日数がかかります。提出には期限があるため、必要とわかった時点で、すぐに申請を行うようにしてください。

④外資企業へ提出する際は別途配慮が必要な場合がある

外資系企業への転職で提出が求められた場合、英文の在職証明書が必要になるケースがあります。必要な書類が揃わないと、面接まで進めない可能性もあります。英文で提出が求められた場合は、自分で専用フォーマットを用意しておくと、スムーズに用意してもらえるでしょう。

⑤電子申請が可能なケースがある

ペーパーレス化推進に伴い、在職証明書を電子データで提出できるケースが増えています。自治体によっては、保育所等の利用申請をオンラインで受け付けている場合があります。就労証明書の提出方法も自治体によって異なるため、申請先の案内を確認しましょう。

住宅ローンの審査でも、電子署名が付与されたPDFファイルでの提出で問題ないとされている場合があります。受け取りや提出が、より迅速になるので、利用できる際は活用してみてください。

在職証明書に関するよくある質問

在職証明書の発行に関するよくある質問と、回答をご紹介します。発行前に、ぜひご確認ください。

発行理由は企業側に伝える必要がある？

発行理由を企業側に伝える義務はありません。そのため、転職活動で必要になった時に、伝えなくても問題はありません。しかし、伝えた方が発行がスムーズに進む可能性は高まります。どうしても伝えたくない場合を除いて、簡単に理由を伝えておくといいでしょう。

自分で在職証明書を書いてもいい？

会社員の場合、在職証明書は勤務先が在職・勤務状況などを証明する書類です。自分で作成するのではなく、人事・総務など勤務先の担当部署に発行を依頼しましょう。

発行に期限はある？

発行に関する期限は設けられていないため、企業によってさまざまです。一般的には3日〜1週間ですが、場合によって異なります。保育園の入園書類などは申請期限が決まっているため、まずは企業へどのくらいの日数がかかるのか確認しておくと安心です。

まとめ

在職証明書のもらい方や書き方などについて、ご紹介しました。在職証明書は、従業員が現在、特定の企業に在籍していることを証明するための書類です。保育園の入園・住宅ローンの申請・転職先への提出などに使用する場合があります。

発行する書類には決まったフォーマットがないため、提出先によって求められる情報や指定のフォーマットが異なります。どのような情報が必要なのか、発行を依頼する前にしっかりと確認しておくとスムーズです。在職証明書が必要になった際は、ぜひ本記事の内容を参考に手続きや提出を行ってください。