パート応募のメールはどう書く？マナーとポイントについて
- 転職･退職ノウハウ
- 公開日：2017年12月19日
パートに応募する場合、その多くが電話やメールでの連絡からはじまります。そのときに重要なのは、「この人仕事ができそうだな」という印象を相手に伝えることができる、社会人として正しいふるまいをできるかどうかです。ファーストコンタクトで悪い印象をもたれないよう、やりとりの基本的なルールやマナーを知っておきましょう。
パートの応募のやり取りは、メールがよいの？電話がよいの？
パートの応募をおこなう方法は大きく二つに分かれ、「求人サイトのシステムを利用する」場合と、「電話で応募する」場合があります。
企業によってはどちらかを推奨している場合もありますが、両方受け付けている場合、どちらで連絡するのが適切か迷ってしまうこともあるのではないでしょうか。できれば好印象のほうを使っておきたいところです。
実際どちらを使うべきかは、応募先の都合や好みがあるため判断が難しく、完全な正解はありません。しかし、企業の形態を考えてみるとヒントとなることがあります。それは応募する先が「オフィス求人」か「店舗求人」かが一つの判断基準となるのです。
目安となるのは「オフィス求人」なのか「店舗求人」なのか。
【オフィス求人】の場合
応募するパート先がオフィスを構えている場合、「求人サイトからの応募」が望ましいことが多いです。オフィス求人で募集する職種は主に事務職やコールセンターでの勤務になりますが、募集している人数や応募してくる人数も多いことがあります。そこで、求人サイトから応募してもらい、あとでまとめて確認したうえで連絡したい、と考えるケースも珍しくありません。
企業によっては問い合わせ用の窓口を設けていたり、コールセンターで電話の受付を統一していたりすることもあるでしょう。そのため、実際に面接を行う採用担当が電話での問い合わせに応じるとは限りません。取り急ぎ連絡を全て受付に任せ、あとで確認するというパターンも多いのです。
【店舗求人】の場合
店舗を構えて業務をこなしている場合、電話のほうがすぐに連絡が取れる可能性があります。大手のチェーン店などの複数店舗で募集している場合は、受付やコールセンターで窓口を集約することもありますが、個人経営の飲食店や販売店などは、直接連絡するほうが好まれることもあるでしょう。
多くの場合、勤務先の店舗の連絡先が記載されており、担当者も店舗にいる可能性は高いです。直接担当者につながることも多いため、電話での連絡のほうがスムーズでしょう。
ただし、連絡する時間帯には注意が必要です。特に飲食店の場合はランチタイムやディナータイムは混み合いますし、カフェであれば午後のティータイムが混み合います。忙しい時間帯に掛けてしまうと、電話に出られない場合もあるうえに落ち着いて話をできない場合もあります。そのため落ち着いているであろう時間帯を予想したうえで連絡しましょう。
上記のように考えるとわかりやすいのですが、たとえば応募フォームからの連絡がよいとされている形態でも、「急募」と書かれている場合は、すぐに連絡がつく電話が功を奏する場合もあります。逆に、店舗求人でも規模が大きく応募者が多い場合、求人サイトからの応募を好むこともあるかもしれません。
結局、一律の答えは存在しないため上記の事情を考慮したうえで、時間帯やタイミング、企業の形態を考えて柔軟に対応しましょう。迷った場合は、求人サイトであれば時間やタイミングを気にする必要がないので、こちらを選ぶのが無難です。
キャリアメールは使用しちゃダメ！メールアドレスに関する注意
応募フォームやメールで連絡する場合、特に注意しなければならないことがあります。それが、「応募の際、入力内容が正しいかどうか」です。特にミドルシニア世代の方の場合、パソコンやスマートフォンの操作に慣れていないため間違えてしまう方も多くいます。送る前にきちんと読み返しましょう。
「自分の基本情報なんて間違えない」と思う方もいるかもしれませんが、メールアドレスなどは入力ミスが起きやすい部分です。連絡先を間違えると返信ももらえないので、できるだけ手打ちで入力するのではなく、正しいものをコピーしたうえでペーストするようにしましょう。
また、入力ミス以外にも、メールアドレスを使う上で注意するべきポイントをご紹介します。
■やりとりにキャリアメールは使わない！
キャリアメールとは@docomo、@ezweb、@softbankなどの、通信キャリア名がドメインに含まれるメールです。これらは企業とメールでやり取りする場合、望ましくありません。キャリアメールはパソコンから送られるスパム・迷惑メールに対応するために、PCから送信されるメールを遮断している場合があるからです。そのため、求人サイトから送信されたメールはキャリアメールに届かない可能性があるのです。個人のメールアドレスをお持ちの方はそちらを。お持ちではない方はGmailなどのフリーメールを使用するなどしましょう。
■会社のアドレスは使わない！
勤務中の場合、会社の自分用アドレスを持っている方も多いことでしょう。一日で一番利用するアドレスのため使い勝手はよいのですが、当然ながら会社アドレスで他社へ応募するのは好ましくありません。働いている間に別の会社と連絡をやり取りしている取られると、「うちに来ても同じことをするのでは？」と思われてしまうからです。
それでも企業から連絡がこない場合はどうすればよい？
「利用しているメールアドレスには問題がないのに、企業から返事がない...」
そんなときは、一旦あなたの行動を見直してみてください。以下の2つの理由から、企業からの連絡に対応できていないことがあります。
・連絡先が間違っている
応募フォームに入力した連絡先が間違っていると、企業はあなたと連絡を取ることができません。電話番号やメールアドレスが正しいかどうか、再度確認をしましょう。また、大方の求人サイトでは正しく応募が完了している場合には「受付完了」のメールが届きます。届いていなければ、メールアドレスが間違っている可能性があります。
・連絡が来ているのに気づいていない
はじめてやり取りする企業からのメールは、迷惑メールに振り分けられている可能性があります。連絡が来ないなと感じたら、受信箱以外に振り分けられていないかをまずは確認しましょう。電話の場合、知らない番号を拒否している可能性や、不在着信があったにも関わらず折り返しをしていないため連絡がつかないなどのケースも存在します。
知らない電話番号から連絡が来ている場合も応募した企業の可能性がありますから、きちんと確認のうえ折り返すなどの対応をしておきましょう。また、連絡先に自宅の電話番号を記載した場合、自宅に誰もいない場合連絡がつかないため、連絡の取りやすい携帯番号などを記載するようにしましょう。
またメールの場合でも、ほかのメールに埋もれてしまい連絡に気づかない、ということもあります。転職活動中は、電話やメールを頻繁に確認する癖をつけましょう。
「上記に問題がないのに連絡が来ない...」そんな場合は、企業側が応対できていない可能性も考えられます。1週間経っても連絡がない場合は、記載されている連絡先へ電話してみるのがよいでしょう。
企業からきたメールの件名は変更しないほうがよい？
企業からメールで連絡をもらった場合、その後何度かメールでやりとりすることになります。そのときに注意したいのが、メールの件名です。返信する場合は、「ご連絡ありがとうございました」などの件名で返したくなるかもしれませんが、いただいた件名のままで返信しましょう。企業側は件名で送信先を管理していることもあるため、そのまま戻したほうがわかりやすいからです。
また、返信するときに気をつけたいのが、返信するアドレスです。たとえば応募フォームを利用した場合、最初に来るメールが自動返信で送られてくる場合もあり、そこに返信しても企業に届かない可能性があります。応募フォームから送られてきたメールであれば、返信するアドレスがメール内に記載されていることが多いため、まずは確認してみましょう。
簡単な志望動機をやりとりに挟むなどの一工夫で好印象は与えられる！
実際に企業に連絡する場合には、上記のようなマナーやポイントを押さえておくことで、やり取りがスムーズになります。さらに好印象を与えられるポイントを2つご紹介しましょう。
■送る相手の部署や氏名を記入する
メールで連絡を取る場合、採用担当者の名前と部署を記入して送ると、ビジネスの基本が身についているという印象を与えられます。大抵は募集要項に記入されていますから、最初に「人事部○○様」のように書きましょう。担当者がわからない場合は、「採用ご担当者様」と記入するとよいです。
■志望理由や自己PRをひと言添える
やり取りを続けるにあたって、あなたの志望理由やちょっとしたアピールを含めて書くと印象がよくなります。たとえば、「以前より貴社の事業に関心があったため、応募させていただきました」「私の〇〇のスキルが活かせるのではと考えております」などを一言添えてみましょう。
持参するものの確認などをしておくと「デキる感」は演出できる！
パートであったとしても、社会人としてきちんとやり取りをすることは、企業側によい印象を与えられ、採用にもよい影響をもたらします。必要な物を事前に確認するなどは当たり前のルールですが、できていない人が多いのも事実です。
他の応募者に差をつけるためにも、メールのちょっとしたポイントやマナーを押さえておくだけでも印象はアップしますので、ぜひ実践してみてください。