最終出社日（退職）にやることは？挨拶やメールのマナーや注意点も紹介
- 転職･退職ノウハウ
- 公開日：2024年9月30日
退職をすると決まってから、最終出社日まではやるべき業務が多くあります。今回は最終出社日の、会社での過ごし方をご紹介します。また、退職メールやスピーチのポイント、最終出社日までに終わらせておくべき内容なども併せて解説します。
最終出社日は挨拶や整理整頓などやることが多い
最終出社日は業務のほか、周囲への挨拶周りや整理整頓など、やるべき内容は多くあります。最終出社日にやるべき、具体的な内容を以下でご紹介します。
業務の引き継ぎの最終確認
退職が決まったら、退職日までに業務の引き継ぎを進めている場合がほとんどでしょう。しかし、引き継ぎに抜け漏れがあると、その後の業務に問題が発生します。最終出社日には、引き継ぎが漏れている業務がないか、しっかりと確認しましょう。引き継ぎが完了していないものがあれば、早急な対処が必要です。
また、急ぎで発生した仕事やトラブルなど、詳細を伝えておくべき案件についてもしっかりと伝達しましょう。引き継ぎが十分でない場合、退職後に業務に関する連絡がくる場合があります。双方の手間を減らすためにも、引き継ぎの確認は実施しましょう。
デスク周りの整理整頓
最終出社日には、自身が使用しているデスクやロッカーの整理を行いましょう。私物はもちろん、業務で使用していた書類やデータも整理する必要があります。なるべく最終日の負担を減らすためにも、事前に少しずつ整理は進めましょう。
取引先からもらった名刺は、会社によって処分の方法が異なる場合があります。また、現在取り組んでいる業務の書類は後任者が利用する場合もあるため、処分をする前に担当者に確認しましょう。
同僚や取引への挨拶
最終出社日には、同僚や取引先に挨拶の連絡をします。また、社内の方へ直接挨拶をする際は、関連のある人へ手短に行うのがよいでしょう。直接挨拶ができない人にはメールを送信します。最終出社日より前に送っている場合は、再度送る必要はありませんが送付漏れがないよう確認しましょう。
挨拶メールのポイント
挨拶メールを作成する際は、以下のポイントをおさえましょう。
• 内容はわかりやすく簡潔に
• 一斉送付の場合はBCCを活用する
• 退職理由は「一身上の都合」で良い
メールの件名は「退職のご挨拶」など、わかりやすい内容にします。内容は、退職をするという事実と挨拶で問題ありません。理由については「一身上の都合」のみとし、転職先についても記載する必要はありません。
一斉に送信する際は、「TO」や「CC」は避けましょう。送信されている人が見えないようになっている「BCC」の活用が最適です。
返却物と受け取る物を確認する
入社後に支給された物の中には、退社時に返却をする必要があることも。また、会社から、受け取らなければならない書類などもあります。返却忘れや受け取り忘れのないよう、事前にしっかり確認しましょう。
返却する物
間違って処分したり、持ち帰ったりしないよう、事前に確認しましょう。一般に、以下のようなものは返却が必要です。
• 社員証
• PCや事務機器
• ロッカーの鍵
• 健康保険被保険者証
• 会社の経費で購入した備品
• 名刺
• 制服
特に会社の経費で購入したものは、ペン1本やメモ1冊であっても返却が必要です。そのほか、名刺や制服なども返却をしましょう。
受け取る物
退職後に必要な資料を、最終出社日やそれ以降に受け取る場合もあります。どのような物があるか事前に確認し、不備がないか確かめましょう。
• 雇用保険被保険者証
• 年金手帳
• 離職票
• 源泉徴収票
雇用保険被保険者証や年金手帳を会社に預けている場合は、退職時に返却してもらうようにしましょう。なお、離職票は郵送となる場合がほとんどです。転職先が決まっている場合は必要ありませんが、退職後に転職をする場合は必ず発行を依頼します。
最後の挨拶としてスピーチをする際に、気をつけておくべきポイント
最終出社日にスピーチがある場合は、以下の内容を意識したうえで事前に準備をしておくと安心です。
• 退職する旨を伝える
• 感謝の言葉やエピソード
• 今後の会社や同僚の活躍を応援する言葉
スピーチをする際にはなるべく簡潔に、1〜2分程度の時間にまとめます。また、会社への不満がある場合での退職であっても、前向きな内容を伝えましょう。
お菓子を配るなら配慮した物を用意する
最終出社日にお礼の気持ちを込めて、お菓子を配る人もいるでしょう。お菓子を選ぶ際のポイントは以下の通りです。
• 個包装されている
• 日持ちのするお菓子
• 食べやすいサイズ
多くの人に配る可能性の高いお菓子は、個包装されたものが望ましいでしょう。すぐに食べられない人でも、気軽に受け取れます。また、日持ちがするものを用意すると、当日会えなかった人にも行き渡ります。
最終出社日までに済ませておくべき内容
最終出社日を迎える前に、済ませておくべき内容を以下でご紹介します。
退職日の決定
まず退職の意思を会社に伝え、退職日を決定させる必要があります。原則、民法上では退職をする2週間前に、退職したい意思を伝えれば問題ないとされています。しかし、業務の進行を考えると退職をする2〜3ヶ月前に伝えておくといいでしょう。
業務の引き継ぎや新しい人材の確保のために、会社側にも時間が必要です。法律上問題ないからといって、直前に退職をすると伝えるのは極力避けましょう。いつまでに退職したいのか、目処が立ったら早めに伝えます。
引き継ぎ用の資料作成
退職日を決めた後は、通常の業務と並行して引き継ぎを行います。どの仕事を誰に任せるのか、現在進行形で仕事にどのような問題があるのか、詳細に残しておきましょう。引き継ぎ資料や内容について、漏れがないように事前にチェックリストを作っておくと、ミスを防げます。
また、打ち合わせや顧客先への同行が必要となる場合も。いつまでにすべきなのか、後任の人とスケジュールを打ち合わせし、スムーズに引き継ぎができるように進めましょう。
退職が決まったら、会社は休んでもいいの？
有給休暇の利用は可能
退職までに、有給休暇を利用することは可能です。有給休暇は原則労働者の権利であるため、理由なく会社側が断ることはできません。しかし、勤務最終日まで出社をしないのは、マナーがないとされる場合があるでしょう。
最終出社日に早退するのは難しい
最終出社日は仕事が少ないため、早退したいと考えている人もいるでしょう。しかし、最終出社日には挨拶はもちろん、片付けや書類関連の確認など1日でやっておくべき内容が多くあります。そのため、すべての内容に対応していると、定時近くまで会社で過ごしているといったケースはよくあります。基本的に最終出社の日には、朝から定時まで会社で過ごすと考えておきましょう。
まとめ
最終出社日にやることについてご紹介しました。最終出社日にはやるべき内容が多く、通常業務以外にも時間がかかります。しっかりと前日までに、どのようなことをすべきか確認しましょう。よくある最終出社日の1日の流れは、以下の通りです。
• 引き継ぎ内容の確認
• 退職の挨拶周りとメールの送付
• デスク周りの整理整頓
• 用意する場合はお菓子の配布
また、最終出社日は会社に返却するもの、受け取るものもあります。不備があると郵送する必要があり、余計な手間がかかってしまうでしょう。事前に返却が必要なものがないか、受け取るべき書類の内容について、確かめておくと退職後の手間を減らせます。