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書類を準備する(1/6)

書類を作成するポイント

受かる応募書類を作成するための最大のポイントは?

転職活動中、皆さんが企業に送付する応募書類は、企業が皆さん自身の経歴や志望動機などを把握し、「採用したい人材かどうか」を見極めるために用いるものです。そのため、「これが自分の強みだから」と、自己PR文をまとめても、その内容が企業が求めるものと合致していなければ、せっかく書いた自己PR文も効果のないものとなってしまいます。

つまり、応募書類作成にあたって最も大切なのは、「私が書いた応募書類を企業が読んだら、どのような印象を抱くだろう」と、企業側の反応を考慮したうえで書類を作成することなのです。

では、企業のニーズをどのように読み解いていったらいいのでしょうか。そのヒントは、求人情報にあります。本サイトでは、「応募資格」欄に求める人物像やスキル、経験が記載されていることが多いので、この項目を改めて応募書類を作成する前に確認しておきましょう。さらに、企業のHPなどで企業研究を行えば、企業理解がさらに深まることでしょう。

本サイトには応募の際に「アピールポイント」という項目がありますので、その項目に応募資格に関して自分が発揮できる能力を箇条書きで書き出し、信憑性を持たせるための経験を書き添えると「この求職者は、当社の求人情報をきちんと読んで応募してくれている」と、企業の好感度を得ることが可能です。このように、求める人材を想定したうえで、これまでの経験を通じてマッチングすることをアピールしましょう。

「この人に会ってみたい」と思わせるような書類を目指そう!

前述の三つのタイプのうち、「①経験を活かしたい」や「②経験にこだわらない」を考えている方は、自己分析の結果から見えてきた"アピールポイント"や"転職活動で優先したい項目"と、"企業が応募者に求めているニーズ"を上手にすりあわせていくことで、「どのような文章を組み立てていけば良いか」が見えてくると思います。たとえば、これまでの経験をアピールする際には、「転職先で、これまでの経験をどう活かしていけるのか」「経験を活かすことで、企業にどう貢献していけるのか」まで考慮した文章にすると、企業が皆さんを採用するイメージを抱きやすくなるでしょう。

さらに、「なぜ、この企業は中高年層を採用しようとしているのだろう」という意図まで思いを巡らせることで、より企業のニーズに沿った応募書類にすることができます。たとえば、「②経験にこだわらない」の場合。「未経験の仕事ではあるが、これまで身につけたスキルを活かすことで、短期間で貴社の戦力となれる」といったアピール内容にするなど、より明確で相手に伝わりやすい文章を組み立てていきましょう。

こうして、企業のニーズを踏まえた文章にしていくことで、応募書類がより魅力的な内容になります。企業が応募書類を読んだとき、「この人に会ってみたいな」と思ってもらえたなら、しめたものです。

文章を整えるだけでも、魅力的な書類に近づけることができる!

転職活動時に必要となる応募書類は、自己PR・志望動機が含まれた職務経歴書、履歴書など様々。雇用形態や企業によっては、履歴書のみ提出というケースも少なくありません。これまで紹介したとおり、どの書類を作成するときも企業のニーズと照らし合わせて魅力的な書類にしていくことが非常に大切です。そして、書類に書く内容だけでなく、文章そのものを工夫することでも、書類をより魅力的にすることができます。

たとえば、自己PR文が延々と続いていたら、読み手である企業の人事担当者はどのように感じるでしょうか。企業は、数多くの求職者の応募書類をチェックするのですから、回りくどい文章や、長すぎる文章は、どうしても毛嫌いされてしまう傾向があります。

逆に、企業に伝えたいことを端的に、わかりやすく文章にまとめれば、企業も皆さんの経験や志望動機を理解しやすくなり、「この人に会ってみたい」と思ってくれる確率が高まります。どうしても長文になってしまったときは、見出しをつけるなど、読みやすくするための工夫をしていきましょう。

また、履歴書や職務経歴書は手書きの方がよいのか、それともパソコンで作成してもよいのか、という疑問についてお答えします。

履歴書においては、手書きと指定がなければパソコンで作成しても構いませんが、手書きの履歴書から人物像をイメージする採用担当者もいますので、文字のキレイな方であればアピールになることもあります。パソコンで作成する場合は、履歴書フォームをインターネットでダウンロードして作成すると良いでしょう。

オリジナルの履歴書を作成する場合、市販のものと内容が異なると、書きたくない項目を削除していると考える採用担当者もいるので注意が必要です。職務経歴書については、オリジナルの内容を作成することが多いので、パソコンで作成することがベターといえます。

最後に、応募書類を提出し、書類選考を通過した後も、選考が続きます。面接では、面接官から応募書類を踏まえた質問がされますし、提出した応募書類と面接の結果から採用するか否かの判断がされることを十分に理解しておきましょう。

文章を作る時のコツ
  • 伝えたいことに適した小見出しをつける。
  • 小見出しに箇条書きを付け加えていく。
  • さらに詳細の伝えたい内容を、短い文章で付け加えていく。

Web書類と正式書類はどう違うの?~Web書類をまとめるときのコツを伝授

本サイトの特徴的な機能の一つである「ノック機能」。ノック機能を使って企業に打診する際、簡単な自己紹介文を会員登録の際に「アピールポイント」へ入力して、企業に「興味を持っている」という意思を伝えることができます。Web書類は、正式な応募書類よりも簡略化されていますが、「企業の視点を意識した内容にする」という点においては、同じです。予め作成した職務経歴書の内容をそのまま貼り付けるのではなく、Web書類向けに一工夫してみましょう。

たとえば、アピールしたい経歴やスキルがある方は、その内容を整理して、読みやすい内容にしていきましょう。逆に、アピールポイントがたくさんあり、どの項目をPRしたら良いか迷っている方は、経歴要約文を盛り込んだうえで自己PRのポイントを抜粋して記載するのも一つの方法です。また、各PR項目のダイジェスト版を記載する方法もあります。そうして、Webの書類選考が通過し紙の本書類を求められた際、どの部分に企業が興味を持ったのかを想定しながら、職務経歴書の記載内容にメリハリをつけるなどの加筆をするのも効果的です。

ミドルシニア層の皆さんがこれまで経験してきたことや築いてきた経歴は、皆さん独自の武器でもあります。その武器を、どのように伝えれば相手の心に届くのか。十分に考えながら魅力的なWeb書類を作成してください。

まとめ

  • 独りよがりな応募書類はNG。企業のニーズを踏まえた内容にしよう。
  • 求める人物像や必要とするスキルなどを、本サイトの「応募資格」欄でチェック!
  • わかりやすく明確な文章を心がければ、魅力的な書類にすることができる。

記事作成日:2017年10月3日
文責:マイナビミドルシニア編集部

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