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書類を準備する(6/6)

書類を送るときのマナー

書類送付時には最後の一手間を惜しまず、礼儀を備えた大人感を演出しよう!

これまで、履歴書や自己PRなど、様々な応募書類の書き方をご説明してきました。最後に、応募書類を送るときのマナーについてご紹介します。

せっかく時間をかけて応募書類を作成しても、送付時のマナーがなっていなければ、採用担当者の印象は途端に悪くなってしまいます。書類送付時も細心の注意を払い、礼を尽くすことができるのは、人生経験豊富な中高年層ならでは。使用する封筒や宛先の書き方、切手の貼り方、さらには書類の折り方、添え状の添付など。是非とも送付時のマナーにも力を入れて、送付時のマナーで"若年層との差"をつけましょう。

添え状は、採用につながる魔法の書類!?

応募書類を送付する際、添え状を同封するだけで採用担当者の印象がグンとアップします。簡単な挨拶文や送付する書類の内容などを書き記したもので、添え状を同封するのがマナーとされています。

時候の挨拶から始まり、応募書類を送付する旨を記し、最後に結びの挨拶を書き添えます。この際、転職を考えるようになった理由や、応募企業への志望動機なども書き加えれば、より効果的に強みを伝えられるでしょう。もちろん、添え状はビジネス文書ですので、行き過ぎたアピールは考え物。添え状に志望動機や自己PR文が過剰に書かれていると、逆効果になりかねないため、簡潔にまとめましょう。

なお、添え状の文面は"ですます調"で書き、職務経歴書と同様のサイズ(A4)の用紙を使うようにしましょう。

定形外の封筒で、折り目のないきれいな書類を送付しよう

最後に、封筒の書き方と提出のマナーをご紹介します。

履歴書や職務経歴書、添え状を送る際、A4サイズの用紙を三つ折りにして定形封筒に入れる方がいらっしゃいます。決してマナー違反ではありませんが、折り目がついた書類は読みにくいので、A4サイズの用紙をそのまま入れることができる定形外の封筒を是非、使いましょう。さらに、書類をクリアファイルなどに挟んでから封筒に入れれば、書類が汚れずに済みます。

定形外の封筒で送る効果は、折り目のないきれいな書類を採用担当者に受け取ってもらうことだけではありません。採用担当者が書類を受け取ったとき、「読み手に配慮してくれたんだな」という印象を抱きやすくなる効果もあります。

封筒に宛先を書くときは楷書で丁寧に、封筒の中央にバランス良く書くこと。会社や部署宛に送付する場合は(株)などと略さず正式名称で記載し、最後に「御中」をつけ、個人名宛ての場合は「様」をつけましょう。そして、「応募書類在中」と朱書きして、投函しましょう。応募締切日が指定されており日程が迫っている場合は、速達で送ること。また、郵便料金が不足していると、ビジネスマナーに欠けていると判断されかねません。念のため、郵便局で重量を確認した上で送付することをオススメします。

こうして、細部にまで配慮をすることで、「礼儀を備えた大人感」を演出し、相手に好印象を与えましょう。

すべての応募書類に添え状を同封~30社近い企業を受け続けた強者Lさんの場合

私は平凡な人間ですから、人に誇れるような技術があるわけでもないし、部下をとりまとめるリーダーシップがあるわけでもありません。唯一誇れるのは、謙虚な気持ちを忘れずに抱きながら、コツコツと働き続けてきたことくらいです。これは両親の育て方も影響しているかもしれません。しつけの厳しい家庭に育ったおかげか、礼状のやり取りなどは当たり前のこと。小中高の恩師には、今も年賀状や暑中見舞いを送っています。

だから転職活動でも、相手に失礼のないよう気をつけました。どんなに手間がかかったとしても、応募書類に手書きの添え状を同封。実はなかなか内定がいただけなくて、30社近くの会社に応募書類を送ったのですが、手書きの添え状だけは欠かさないようにしました。

今は、縁あって内定をいただいた会社で働くようになりましたが、つい先日、歓迎会を開いていただきました。私を面接してくれた人事担当者と初めてお酒を交わしたところ、驚くことを言い出したのです。

「手書きの添え状を同封したくれる応募者はなかなかいないんですよ。真面目で誠実な方なのだろうと思いました。実際に面接でLさんと対面して、想像通りの方だとわかったことが、内定を出す決め手になりました」

いやぁ、最後の方は半ば義務感から同封していましたが、信念を貫いて本当に良かった! やっぱりマナーは大切ですね。
(荒川区 Lさん 53歳)

まとめ

  • 書類を送付する際のマナーを守り、若年層に差をつけよう!
  • 添え状を同封するだけで、読み手の印象が一気にアップ!
  • 宛名の書き方や封筒のサイズなど、細部にまで気を配ろう。

記事作成日:2017年10月3日
文責:マイナビミドルシニア編集部

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